Training SOP

Pelatihan ISO 9001 bagi Industri Air Minum Dalam Kemasan

Berkaitan dengan adanya pembaharuan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan penerbitan SNI bagi perusahaan air minum dalam kemasan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008. Bagi perusahaan air minum dalam kemasan ada baiknya untuk mengadakan pelatihan mengenai persyaratan ISO 9001 untuk industri Air Minum dalam Kemasan.

Pelatihan yang dijalankan selama dua hari akan membahas mengenai pemahaman terhadap klausul-klausul ISO 9001, proses penyusunan dokumentasi dan catatan mutu sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, serta bagaimana melakukan program implementasi klausul ISO 9001 dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dalam perusahaan secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Sistem Payroll yang Tepat dan Efektif

Apakah perusahaan Anda masih menjalankan sistem payroll secara manual? Apabila masih menggunakan sistem payroll secara manual, mungkin ada baiknya mulai mempertimbangkan perubahan sistem payroll dengan sistem komputerisasi.

Sistem payroll berbasiskan IT Solution ini memberikan gambaran mengenai bagaimana suatu konsep pengembangan terhadap aspek penggajian dapat dijalankan secara simultan dengan kinerja dan kedisiplinan karyawan.

Proses penyusunan dari sistem payroll akan mempertimbangkan beberapa hal berikut:

(1) Faktor kehadiran karyawan
Dimana kehadiran karyawan akan dihitung dan diukur sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam peraturan perusahaan. Denda atau sanksi yang terkait dengan payroll dapat diinput ke dalam sistem.

(2) Faktor benefit lainnya
Hak karyawan yang diberikan dalam bentuk tunjangan kesehatan, cuti maupun hak lainnya dapat secara otomatis terhitung berdasarkan satuan input yang dimasukkan ke dalam sistem database yang dipersyaratkan oleh perusahaan.

(3) Faktor kinerja
Ketercapaian target yang dirumuskan dalam komisi sales, insentif produksi maupun tunjangan yang terkait dengan kinerja dapat diformulasikan berdasarkan hitungan dari aspek kinerja tersebut.

Pada perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar dan memiliki cabang yang cukup banyak, ada baiknya mengubah sistem payroll Anda menjadi suatu sistem berbasiskan IT Solution. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Business Plan Perusahaan

Tanpa terasa proses perhitungan tahun ini akan segera berganti dan kita pun akan merasakan adanya tantangan baru untuk lebih berkembang dan mengoptimalkan dari kinerja bisnis.  Dalam suatu bentuk kerangka strategis, suatu konsep perencanaan adalah langkah yang sangat penting untuk memastikan konsep ke depan dari perusahaan itu sendiri.

Lalu bagaimana suatu perusahaan akan membuat business plan dalam perusahaannya?

Langkah pertama adalah merumuskan produk
Melakukan proses perumusan terhadap produk yang akan diproduksi oleh perusahaan untuk diproduksi. Dari produk yang akan dihasilkan tersebut, kemudian ditetapkan komponen penyusunan produk yang dimaksud.

Langkah kedua adalah menetapkan kerangka kerja perusahaan
Proses penetapan kerangka kerja perusahaan dijalankan dengan menyelaraskan antara visi dan misi perusahaan serta manajemen operasional yang akan dijalankan dalam perusahaan tersebut. Kerangka kerja perusahaan ditetapkan dalam bentuk jangka pendek dan jangka panjang.

Langkah ketiga adalah memastikan adanya suatu feasibility terhadap analisis pemasaran.
Dimana dalam kegiatan ini, harus dipastikan bahwa produk yang akan dijalankan oleh perusahaan memiliki aspek feasibilitas yang kuat bagi organisasi. Perusahaan dapat menjalankan proses dengan melakukan survey pasar dalam melihat bahwa rasio kewajaran dapat dijalankan bagi usaha yang dimaksudkan tersebut.

Langkah keempat adalah dengan melakukan proses kajian keuangan
Proses kajian keuangan dijalankan dengan melakukan evaluasi terhadap status nilai asset yang ada untuk kemudian dilakukan perumusan terhadap nilai jual produk yang akan ditawarkan.

Langkah kelima adalah dengan memastikan adanya status pengendalian operasional, yaitu Standard Operating Procedure.
Dimana SOP ini menjadi bagian yang penting dalam memastikan bahwa proses operasional dapat dijalankan sesuai kebutuhan dan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Lakukan proses penyusunan business plan sebagai proses pengembangan strategis dari optimalisasi usaha Anda. Pencarian referensi eksternal yang tepat dapat dijalankan untuk mengoptimalkan strategi business plan yang akan dikembangkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

3 Permasalahan yang Menyebabkan SOP Gagal Diimplementasikan

Banyak perusahaan mengakui bahwa keberadaan SOP adalah suatu hal yang sangat penting. Namun banyak perusahaan juga melihat bahwa untuk dapat mengimplementasikan SOP, hal yang muncul adalah tidak mudah. Mengapa SOP gagal terimplementasikan dengan baik?

Terdapat 3 (tiga) hal penting yang menyebabkan SOP gagal untuk terimplementasi dengan baik dalam perusahaan?

(1) Kesalahan Teknis dari SOP
SOP yang diciptakan ataupun disusun ternyata memberikan banyak kesulitan ketika memlakukan proses aplikasi teknis dari SOP itu sendiri. Banyaknya permasalahan yang muncul ketika implementasi dapat memberikan efek traumatis yang menyebabkan personel tidak menjalankan SOP.
Proses pendampingan secara profesional dapat membantu proses adopsi SOP tersebut untuk kemudian dapat dijalankan dalam teknis aplikasi operasionalnya.

(2) Prilaku Organisasi
Bagaimana kelompok dalam organisasi menerima sistem itu sendiri. Banyak kegagalan muncul akibat aspek prilaku organisasi tidak mau mengadopsi sistem secara tepat, dimana kelompok tertentu atau level tertentu dalam organisasi bersikeras untuk tidak menerima sistem yang baru. Pemahaman dan peranan agent of change adalah suatu nilai yang penting terhadap bagaimana suatu proses dan prilaku organisasi dalam perusahaan dapat berubah.

(3) Reward and punishment
Suatu konsistensi dari sistem sangat penting untuk dapat mengoptimalkan proses implementasi yang ditetapkan. Dimana dalam proses yang dimaksud harus dipastikan bahwa adanya suatu ketetapan dari segenap organisasi untuk menjalankan proses ini secara tepat dan efektif.

Apakah Anda kesulitan dalam mencari pendamping profesional dalam menjalankan SOP yang ada dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian terhadap referensi eksternal untuk dapat mengoptimalkan peranan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah-langkah dalam Menyusun Evaluasi Jabatan

Perusahaan Anda mengalami masalah dengan penempatan karyawan? Atau membutuhkan proses desain ulang dari bentuk organisasi yang ada saat ini? Sebelum melakukan proses pendesaianan organisasi, maka perusahaan sebaiknya melakukan proses evaluasi jabatan.

Lalu bagaimana proses analisis jabatan dijalankan.

(1) Melakukan proses analisis terhadap konsep organisasi yang ada saat ini
Lakukan proses interview untuk dapat melakukan proses evaluasi dalam menilai konsep organisasi yang dijalankan. Bagaimana pengembangan struktur dari organisasi yang ada saat ini diimplementasikan secara tepat dan diinterpretasikan dalam proses pelaksanaannya.

(2) Proses interview
Lakukan proses interview terhadap pelaku proses untuk mendapatkan detail dari proses yang dijalankan.

(3) Penyebaran kuesioner
Lakukan proses penyebaran kuesioner untuk memastikan bahwa evaluasi pekerjaan tergambarkan dalam dimensi analisis jabatan yang termuat dalam kuesioner yang dimaksudkan tersebut. Kuesioner dapat dikembangkan dengan menggunakan metode kuesioner Hay untuk dapat mengoptimalkan fungsi penggunaannya.

(4) Proses analisis kuesioner
Lakukan proses analisis kuesioner yang telah disebarkan tersebut untuk kemudian mendapatkan rekapitulasi dari data yang ada.

(5) Proses pemetaan jabatan
Tetapkan pemetaan jabatan tersebut untuk kemudian digambarkan ke dalam bentuk lapisan (level dalam jabatan).

Jalankan proses evaluasi jabatan secara tepat, sebelum melakukan proses perubahan organisasi. Lakukan proses evaluasi jabatan dengan menggunakan referensi eksternal yang tepat, agar mendapatkan hasil yang efektif dan optimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Cermat dalam Memilih Supplier Kemasan Untuk Industri Pangan

Bagi industri pangan, kemasan adalah suatu hal penting sebagai proses perlindungan terhadap makanan/ produk itu sendiri. Bahkan di beberapa produk pangan yang terkait erat dengan bisnis retail, kemasan adalah komponen utama dan termahal dalam penetapan komposisi nilai jual produk itu sendiri.

Melihat faktor strategisnya, banyak industri kemasan berlomba-lomba mengembangkan investasi dan produk untuk memasok produk pengemas. Karena nilai kebutuhan nya adalah sangat tinggi, belum lagi apabila berbicara untuk aspek pengembangan dalam bidang food service seperti jasa katering dan restauran.

Apabila Anda adalah pelaku dalam industri pangan, ada baiknya perusahaan Anda melakukan proses evaluasi terhadap pemasok produk kemasan dalam industri Anda. Terdapat faktor-faktor penting yang harus diperhatikan terkait dengan penetapan supplier untuk produk kemasan tersebut.

(1) Informasi Mengenai Komposisi Bahan Kimia dan Material Penyusun Komposisi Kemasan, dimana harus dipastikan bahwa komponen produksi dari kemasan tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam Codex ataupun US FDA. Pastikan status bahan baku dilakukan sesuai dengan standar persyaratan karakteristik allergent dan non allergent.

(2) Pemastian operasional perusahaan

Melakukan proses pengendalian operasional yang terkait dengan status penggunaan bahan baku dan tata cara proses yang ditetapkan dalam perusahaan. Dimana perusahaan harus memastikan bahwa proses produksi dijalankan dengan menggunakan bahan baku yang sesuai dengan standar persyaratan, yaitu diproduksi dengan menggunakan bahan baku yang tepat guna dan bukan berasal dari hasil daur ulang benda berbahaya.

(3) Sistem Operational Perusahaan

Melakukan proses pemeriksaan untuk memastikan adanya program sertifikasi manajemen keamanan pangan pada industri pemasok material kemasan Anda. Pastikan pemasok Anda sudah menggunakan standar sistem HACCP, ISO 22000, brc ataupun FSSC untuk memastikan bahwa proses operasional dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Untuk lebih mengoptimalkan pelaksanaan manajemen keamanan pangan di perusahaan Anda, lakukan penetapan referensi eksternal yang tepat untuk memastikan bahwa produk Anda terjamin dalam sistem yang efektif dan tepat guna. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Sistem Kompensasi dalam Manajemen Retail

Dalam kondisi saat ini, adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengedepankan pola manajemen yang tepat dan efektif. Permasalahan penetapan sistem kompensasi dijalankan dalam pola yang tepat dan harus terkait erat dengan aspek produktifitas itu sendiri. Khususnya dalam manajemen retail, pengembangan pola renumerasi harus sangat dipertimbangkan khususnya apabila manajemen retail dari usaha tersebut sangat terkait erat dengan faktor jumlah karyawan yang cukup banyak.

Proses penyusunan renumerasi harus mempertimbangkan hal berikut:
(1) Lakukan proses pengukuran beban kerja
Lakukan evaluasi yang terkait dengan operasional proses yang dijalankan dalam unit usaha Anda. Bagaimana melakukan penempatan terhadap individu tersebut, ataukah dalam proses yang dimaksud membutuhkan suatu kondisi spesialistik atau dengan kondisi multitasking. Ukur waktu pekerjaan tersebut dijalankan.

(2) Identifikasi kompetensi pekerjaan yang dimaksud
Apakah suatu peningkatan kompetensi akan meningkatkan prestasi pekerjaan yang dimaksud ataukah pekerjaan tersebut tidak berubah dengan kondisi waktu dilakukannya proses pembelajaran. Ketika perubahan tersebut tidak muncul, mungkin harus dipertimbangkan perluasan ruang lingkup pekerjaan atau penggunaan aspek teknologi untuk lebih mempercepat dan mengoptimalkan suatu proses pekerjaan.

(3) Periksa adanya nilai pelanggan/ pelayanan
Lakukan proses analisis untuk melakukan proses pemeriksaan apakah dalam tahapan proses yang dimaksudkan tersebut ada nilai pelanggan/pelayanan yang dapat dikembangkan secara lebih optimal agar meningkatkan status penjualan usaha Anda.
Dengan penambahan nilai ini, maka aspek insentif terhadap kompensasi dapat dioptimalkan untuk meningkatkan kapasitas produktifitas dari pelanggan Anda.

Lakukan proses optimalisasi sistem Anda secara tepat, kekuatan sumber daya manusia adalah hal kritikal yang membutuhkan suatu penanganan yang tepat agar seiring dengan perluasan dan peningkatan penjualan unit usaha retail Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan Terbesar dalam Menyusun Renumerasi

Setiap perusahaan, memiliki banyak permasalahan yang terkait dengan penetapan renumerasi. Kemudian perusahaan mulai untuk berpikir apakah penghasilan yang ditetapkan tersebut memiliki jumlahnya yang kecil untuk karyawan atau penghasilan yang ditetapkan terlalu besar. Banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika dilakukan proses penyusunan standar gaji dari perusahaan. Kesulitan itu sendiri lebih banyak disebabkan oleh kesalahan awal ketika melakukan proses penetapan gaji.

(a) Kesalahan Pertama: Menetapkan tanpa melakukan penyusunan job grade
Sebaiknya sebelum melakukan proses penetapan renumerasi, perusahaan sebaiknya melakukan proses penyusunan evaluasi jabatan untuk melakukan pemetaan kompetensi dalam suatu jabatan tersebut, seiring dengan karakteristik lainnya yang menyertai pekerjaan tersebut. Setelah itu, lakukan penetapan job grade untuk kemudian melakukan proses pemetaan terkait dengan sistem renumerasi dari pekerjaan tersebut.

(b) Kesalahan Kedua: Mekanisme sistem benefit yang belum disempurnakan
Banyak perusahaan melupakan aspek benefit sebagai pelengkap renumerasi, akibatnya perusahaan terjebak dengan adanya beban ganda biaya yaitu berupa penghasilan dan benefit. Ada baiknya ketika akan melakukan proses penetapan biaya tersebut, perusahaan mengoptimalkan aspek benefit yang menyertai penghasilan agar hasilnya menjadi lebih optimal.

(c) Kesalahan ketiga: Penetapan renumerasi tanpai melihat aspek produktivitas
Perusahaan yang hanya menetapkan gaji tetap pada pekerja akan terbelit masalah yaitu lemahnya produktivitas. Hal ini disebabkan karena aspek keadilan tidak muncul pada karyawan yang bersangkutan, dimana personel yang produktif dan tidak produktif memiliki nilai penghasilan yang sama, lalu untuk apa menjadi lebih produktif?

(e) Kesalahaan keempat: Tidak menetapkan suatu penilaian obyektif terhadap kinerja
Apabila perusahaan menerapkan mekanisme untuk selalu meningkatkan penghasilan karyawan dalam kurun waktu tertentu, ada baiknya perusahaan memastikan terlebih dahulu adanya kinerja obyektif yang tepat bagi pengukuran kinerja tersebut. Dengan pengukuran yang tepat dan obyektif maka peningkatan penghasilan dijalankan melalui suatu ukuran yang obyektif, bukan hanya disebabkan oleh nilai subyektif.

(f) Kesalahan kelima: kesalahan dalam mengukur analisis beban kerja
Banyak perusahaan yang mengeluhkan bahwa karyawan tidak produktif dan perusahaan tersebut terbebani dengan kewajiban membayar gaji yang tinggi. Hal ini bisa saja terjadi karena perusahaan tidak menjalankan suatu analisis beban kerja yang tepat sehingga jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut berlebih dan mengakibatkan beban kerja operasional perusahaan itu sendiri.

Lakukan proses perbaikan renumerasi dalam perusahaan Anda secara tepat dan maksimal. Proses renumerasi yang efektif dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dan karyawan secara lebih positif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Slow Down Time? Change Time?

Perusahaan Anda sekarang sedang dalam kondisi menurun, baik dalam penjualan maupun aktivitas rutinnya? Saat seperti ini adalah saat yang tepat untuk memastikan adanya perbaikan dan pengembangan manajemen organisasi dari perusahaan. Langkah apa yang perusahaan harus jalankan?

(1) Pengembangan investasi terhadap sumber daya manusia
Dalam masa sepinya aktivitas dalam perusahaan, manajemen dapat menginvestasikan sebagian besar waktunya untuk mengoptimalkan manajemen pelatihan kepada karyawannya. Lakukan proses evaluasi untuk melihat sampai sejauhmana karyawan Anda memenuhi standar kompetensi yang dipersyaratkan. Juga memastikan bagaimana pelatihan dapat dijalankan untuk dapat menghasilkan suatu pemenuhan persyaratan optimal sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

(2) Perbaikan sistem kerja
Dalam proses slow down ini perusahaan dapat mereview kembali SOP yang telah digunakan, dimana di dalamnya adalah memastikan bahwa SOP itu sudah sesuai dengan business process yang akan dikembangkan oleh perusahaan atau yang paling tepat dalam perusahaan. Tim organisasi diminta untuk melakukan analisis dan mengoptimalkan proses perbaikan kinerja organisasi. Penyusunan ulang SOP dan KPI dapat menjadi langkah strategi perusahaan untuk dapat terus mengoptimalkan sistem perusahaan agar target perusahaan tercapai dengan baik.

Slow down bukan hanya dirasakan oleh sebagaian kecil perusahaan, seluruh perusahaan juga mengalami kondisi ini. Langkah strategis harus dilakukan oleh perusahaan yaitu dengan meningkatkan efektifitas dan memastikan bisnis yang dijalankan adalah efisien. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah Menyusun Business Process

Ketika suatu organisasi akan mengembangkan pola sistem dari proses operasional, maka hal yang terpenting dari organisasi tersebut adalah menyusun business process. Mengapa dibutuhkan business process? Dari business process lah suatu organisasi diidentifikasi kebutuhan akan Standard Operating Procedure, Job Description bahkan melakukan penetapan beban kerja dari organisasi itu sendiri. Lalu bagaiman proses penyusunan business process tersebut dapat dijalankan?

Langkah pertama, perusahaan/ organisasi mendeskripsikan jenis produk yang dihasilkan. Dimana seluruh produk harus didefinisikan menjadi produk akhir (yang langsung digunakan oleh pelanggan dan merupakan hasil output akhir dari perusahaan) dengan produk intermediate yaitu produk antara dari hasil proses dari unit kerja yang ada dalam organisasi.

Langkah kedua, melakukan proses penjelasan yang terkait dengan seluruh aktivitas kerja dan proses operasional yang dihasilkan oleh organisasi. Setiap tahapan dijelaskan secara mendetail dengan memperhatikan input dan output dari proses yang dihasilkan sampai dengan seluruh produk diselesaikan.

Langkah ketiga, menetapkan referensi-referensi yang ditetapkan terkait dengan penetapan jaring proses yang terbentuk. Dimana proses harus memperhatikan kebijakan ataupun aturan normatif yang berlaku dalam perusahaan, khususnya berkaitan dengan proses evaluasi dan pengambilan keputusan dalam proses.

Langkah keempat, lakukan proses penetapan service level dari setiap tahapan sehingga organisasi dapat melakukan proses pengukuran beban kerja secara tepat dan maksimal.

Ada baiknya perusahaan melakukan proses penyusunan business process untuk memperbaiki sistem dan penetapan alokasi sumber daya manusia dalam organisasi. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memaksimalkan implementasi sistem guna menunjang perkembangan organisasi perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)