Konsultan SOP

Strategi Bijak Menyusun Struktur Organisasi dengan Konsep Matrix

Apakah perusahaan yang Anda miliki sekarang sedang dalam masa pertumbuhan atau perkembangan yang pesat? Apakah perusahaan Anda adalah suatu unit usaha yang menghasilkan jasa?

Bagi suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa, pertumbuhan usaha dapat menjadi bumerang yang merusak konsep organisasi Anda. Dimana pertumbuhan usaha, kadangkala membutuhkan peningkatan kualitas, kompetensi bahkan kuantitas dari sumber daya manusia. Pengembangan organisasi yang salah dapat menyebabkan tingginya beban biaya operasional sumber daya manusia namun tidak dapat membantu pengembangan strategis dari usaha itu sendiri.

Salah satu alternatif yang mungkin dapat dipertimbangkan bagi organisasi adalah dengan cara mengembangkan organisasi dengan membentuk struktur matrix. Apa yang dimaksud dengan struktur matrix? Struktur matrix dibuat dengan menyeimbangkan antara operational service yang ditetapkan, sistem penjualan maupun fungsi administrasi. Dimana posisi administrasi adalah posisi back office yang dipersyaratkan untuk menjalankan seluruh fungsi administrasi dan keuangan perusahaan secara tepat. Sedangkan fungsi marketing berguna mengembangkan bisnis, konsep pemasaran, pengembangan kemitraan serta mengoptimalkan nilai investasi dari perusahaan.Fungsi service dijalankan untuk menjalankan fungsi operasional perusahaan secara tepat dan sehat.

Apakah Anda tertarik untuk mengembangkan struktur organisasi seperti ini? Lakukan proses pencarian referensi eksternal secara tepat untuk dapat mengoptimalkan proses bisnis dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Program Change Management dalam Perubahan Sistem

Ketika perusahaan melakukan perubahan terhadap sistem aplikasi program ataupun penerapan sistem baru (seperti Standard Operating Procedure), ada baiknya perusahaan menyiapkan program change management yang tepat dan strategis ketika akan menjalankan konsep perubahan tersebut. Konsep change management ditetapkan sebagai bentuk aplikasi perubahan pada tim yang ada dalam organisasi untuk kemudian menjalankan sistem yang dimaksudkan tersebut.

Beberapa tahapan penting yang harus dijalankan dalam menyusun program change management tersebut:

(1) Penetapan tim change management

Bagaimana proses penetapan terhadap change management tersebut dijalankan? Proses penyusunan tim harus dijalankan dengan menggunakan struktur yang tepat dan strategis. Penetapan fungsi manager, leader dan pelaksanaan harian dari suatu proses tanggung jawab sistem adalah penting untuk dijalankan.

(2) Program pelatihan

Change management team harus dipastikan memahami sistem secara tepat dan akurat. Program penetapan sistem secara strategis harus dijalankan untuk memastikan bahwa program pelatihan tersebut diikuti dengan konsep motivasi, leadership dan kemampuan audit. Dalam proses penerapan sistem kadangkala organisasi memiliki kecenderungan untuk kembali ke sistem sebelumnya dan tidak ingin menggunakan sistem yang baru. Dengan menggunakan tim change management adalah sangat tepat apabila tim tersebut secara konsisten memotivasi organisasi untuk menggunakan program yang dimaksud.

(3) Evaluasi dan Pelaporan

Tim secara kontinyu menjalankan kegiatan evaluasi dan pelaporan yang dianggap perlu untuk memastikan bahwa sistem terimplementasi secara tepat. Bagaimana pelaporan yang dimaksudkan tersebut dijalankan secara optimal, melakukan proses pencatatan apabila ditemukan tindak lanjut terhadap permasalahan sistem, begitu pula dengan tindakan perbaikan dan pencegahan yang perlu dijalankan.

Ada baiknya perusahaan menggunakan referensi eksternal yang tepat dan strategis ketika akan menjalankan perubahan sistem, pembentukan program change management adalah tepat dan optimal sehinggan sistem dapat dijalankan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Supplier Development Program

Banyak perusahaan yang melihat bahwa hubungan antara supplier dan perusahaan hanya dipastikan terprioritas pada keuntungan perusahaan saja, padahal terdapat aspek strategis yang penting yang perlu untuk dioptimalkan terkait dengan pengembangan strategi pada pemasok.

Dengan berkembangnya manajemen dari pemasok, secara pasti perusahaan juga menjalani suatu keuntungan dan perbaikan kualitas yang mampu masuk ke dalam pengembangan usahanya. Bagaimana perusahaan dapat menyusun sistem yang dapat mengembangkan nilai strategis dari pengembangan pemasok?

(1) Penerapan Sistem Seleksi yang Tepat
Dengan sistem seleksi yang tepat, perusahaan dapat secara obyektif dan strategis memilih pemasok yang akan masuk ke area proses operasional. Apabila secara bisnis, pemasok tersebut adalah pemasok tunggal yang sulit untuk tergantikan maka proses seleksi dapat dijalankan dengan sistem klasifikasi nilai/ grade.

(2) Program Pelatihan
Mengaplikasikan program pelatihan terintegrasi dan terpadu untuk dapat mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari pemasok. Perusahaan ada baiknya meminta pemasok untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu, seperti ISO 9001 untuk dapat membantu meningkatkan kualitas dan menjamin konsistensi kualitas dari output produk yang ada pada pemasok.

(3) Audit Pemasok
Menjalankan fungsi audit sistem yang dijalankan oleh pemasok juga dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan hasil/output produk yang berkualitas baik. Ada baiknya kegiatan audit pemasok ini disusun dengan kriteria-kriteria yang mencakup dalam kegiatan sistem manajemen operasional perusahaan.

(4) Evaluasi Pemasok
Melakukan program evaluasi untuk dapat memastikan adanya pengukuran yang tepat terhadap kinerja pemasok selama pemasok tersebut menjalankan fungsi pasokan ke perusahaan.

Kembangkan sistem Supplier Development Program secara tepat, selain dapat membantu usaha Anda, sistem ini juga dapat membantu jaminan terhadap komitmen operasional pada usaha Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Mengelola Usaha Keluarga Secara Tepat?

Hampir semua perusahaan besar, awalnya adalah perusahaan keluarga. Gambaran sederhana dari suatu usaha adalah konsep gotong royong dengan mengetengahkan kemajuan usaha bersama untuk kemudian mencapai keuntungan bersama-sama.

Secara prinsip, tidak ada yang salah dalam melakukan proses pengembangan usaha keluarga. Namun ketika usaha sudah menjadi besar, banyak masalah yang terkait dengan profesionalisme (khususnya dalam memastikan proporsional antara hak dan kewajiban). Lalu bagaimana cara yang paling tepat dalam menjalankan perusahaan keluarga?

(1) Menetapkan Sistem Operasional yang Tepat dan Optimal
Perusahaan dapat melakukan proses penyusunan SOP ataupun sistem dan standarisasi lainnya yang digunakan untuk memastikan bahwa sistem yang dimaksud dapat berjalan secara tepat. Perumusan antara hak dan kewajiban dikelola secara tepat sesuai dengan peranan individu dalam jabatan dan sistem operasional.

(2) Optimalisasikan fungsi HRD
Banyak perusahaan lupa mengenai peranan departemen ini ketika mengembangkan organisasi. Padahal fungsi dan peranan departemen ini sangatlah strategis dalam memastikan bahwa penyusunan hak dan kewajiban dijalankan sesuai dengan standar yang dipersyaratkan.

(3) Penetapan Performance Management
Pembuatan indikator prestasi untuk mengukur kinerja sangat penting. Bagaimana suatu pencapaian strategis ditetapkan sejalan dengan kebutuhan organisasi dalam mengembangkan posisinya.

Dengan menjalankan tiga komponen yang dimaksudkan tersebut, tidak jarang banyak perusahaan keluarga dapat beralih menjadi suatu perusahaan yang memiliki manajemen profesional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun Kontrak Kerja Karyawan

Di dalam perusahaan adalah suatu hal yang penting dalam menyusun rumusan kontrak kerja antara perusahaan dengan karyawan. Perusahaan dan karyawan harus secara cermat dalam melakukan proses pengkajian terhadap rumusan kontrak kerja yang telah dibuat.

Dalam beberapa hal, proses dan faktor yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan perumusan kontrak kerja adalah sebagai berikut:

(1) Kesesuaian dengan peraturan dan perundangan
Ada baiknya ketika melakukan proses penyusunan kontrak kerja, perusahaan terlebih dahulu mempelajari aturan terkait dengan status persyaratan perundangan. Agar penetapan kontrak kerja tidak bermasalah atau dapat menjadi delik hukum.

(2) Kesesuaian dengan prinsip status kepegawaian
Pastikan jenis status kepegawaian yang ditetapkan untuk karyawan tersebut, apakah akan menjadi karyawan tetap, kontrak, freelance atau harian lepas. Setiap jenis karyawan tersebut memiliki perumusan kontrak yang berbeda.

(3) Pastikan informasi mengenai hak dan tanggung jawab
Tetapkan mengenai hak dan tanggung jawab yang dipersyaratkan pada karyawan yang dimaksud. Termasuk di dalamnya adalah kaitan dengan penetapan jaminan kerahasiaan yang harus dijaga oleh karyawan ketika bekerja.

(4) Penetapan status kode etik dan peraturan perusahaan
Aturan terhadap kode etik dan peraturan perusahaan, juga harus dipastikan tersedia sebagai jaminan agar karyawan tidak melihat kontrak, peraturan dan kode etik adalah hal yang terpisah.

Bagaimana di perusahaan Anda, apakah kontrak sudah terumuskan dengan tepat? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan perumusan kontrak kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

KPI Sebagai Pengubah Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan berkeinginan untuk mengembangkan budaya perusahaannya agar mencapai nilai optimal dan positif. Namun banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika melakukan proses pengembangan budaya perusahaan.

Banyak penyebab yang menyebabkan budaya perusahaan sulit diubah, namun salah satu strategi yang penting dijalankan adalah dengan mengoptimalkan fungsi strategis dari performance management. Bagaimana perusahaan menggunakan kemampuan dan strategis pengukuran kinerja sebagai pengubah budaya?

Hal yang pasti dari perubahan itu sendiri terbentuk karena adanya pengukuran. Penetapan dan penyusunan yang terkait dengan kinerja perusahaan dioptimalkan sebagai bentuk penetapan ukuran sampai sejauh mana individu dari organisasi itu telah berubah.

Upaya pengukuran dengan suatu bentuk pengukuran yang obyektif adalah hal yang penting dalam meminimalkan konflik yang terbentuk dari perubahan. Data dan nilai kinerja terukur dalam bentuk bukti yang nyata. Penetapan skema indikator dari proses penetapan pengukuran ini adalah hal penting yang secara strategis dapat dikembangkan ke dalam fungsi operasional sistem.

Untuk menyusun KPI yang tepat bagi perusahaan, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

3 Permasalahan yang Menyebabkan SOP Gagal Diimplementasikan

Banyak perusahaan mengakui bahwa keberadaan SOP adalah suatu hal yang sangat penting. Namun banyak perusahaan juga melihat bahwa untuk dapat mengimplementasikan SOP, hal yang muncul adalah tidak mudah. Mengapa SOP gagal terimplementasikan dengan baik?

Terdapat 3 (tiga) hal penting yang menyebabkan SOP gagal untuk terimplementasi dengan baik dalam perusahaan?

(1) Kesalahan Teknis dari SOP
SOP yang diciptakan ataupun disusun ternyata memberikan banyak kesulitan ketika memlakukan proses aplikasi teknis dari SOP itu sendiri. Banyaknya permasalahan yang muncul ketika implementasi dapat memberikan efek traumatis yang menyebabkan personel tidak menjalankan SOP.
Proses pendampingan secara profesional dapat membantu proses adopsi SOP tersebut untuk kemudian dapat dijalankan dalam teknis aplikasi operasionalnya.

(2) Prilaku Organisasi
Bagaimana kelompok dalam organisasi menerima sistem itu sendiri. Banyak kegagalan muncul akibat aspek prilaku organisasi tidak mau mengadopsi sistem secara tepat, dimana kelompok tertentu atau level tertentu dalam organisasi bersikeras untuk tidak menerima sistem yang baru. Pemahaman dan peranan agent of change adalah suatu nilai yang penting terhadap bagaimana suatu proses dan prilaku organisasi dalam perusahaan dapat berubah.

(3) Reward and punishment
Suatu konsistensi dari sistem sangat penting untuk dapat mengoptimalkan proses implementasi yang ditetapkan. Dimana dalam proses yang dimaksud harus dipastikan bahwa adanya suatu ketetapan dari segenap organisasi untuk menjalankan proses ini secara tepat dan efektif.

Apakah Anda kesulitan dalam mencari pendamping profesional dalam menjalankan SOP yang ada dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian terhadap referensi eksternal untuk dapat mengoptimalkan peranan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Unit SDM Sebagai Penggerak Organisasi

Bagaimana suatu perusahaan dapat berkembang dengan baik? Banyak perusahaan gagal untuk mentransformasikan perkembangan sehingga perkembangan akhirnya menjadi beban yang tidak ada habisnya bagi perusahaan, di lain pihak adanya sistem baru dengan nilai investasi yang cukup tinggi namun gagal untuk dapat mengoptimalkan dan meningkatkan peranan strategisnya dalam bisnis.
logos061000112

Lalu bagaimana cara yang tepat dan optimal untuk meningkatkan nilai sistem yang sudah Anda miliki. Salah satu metode yang paling tepat adalah dengan meningkatkan potensi leadership di dalam unit usaha Anda. Leader merupakan salah satu pembawa perubahan yang kuat untuk memastikan perubahan dijalankan secara tepat dalam bisnis. Memperkuat aspek leadership di dalam elemen perusahaan Anda adalah seperti memperkuat multilevel point yang ada dalam setiap titik strategis dalam usaha Anda. Bagaimana membuat pola pikir dari karyawan adalah berprinsip pada ownership yang kuat, dimana karyawan Anda sendiri dapat menjadi bagian terpenting dari agen perubahan dalam organisaasi/perusahaan Anda.

Pengembangan konsep leadership pada setiap lini ini, membutuhkan bantuan yang kuat dari unit kerja SDM untuk dapat lebih meningkatkan lagi nilai strategisnya. Unit kerja SDM di perusahaan Anda harus lebih dikembangkan untuk tidak hanya menjadi penggerak sistem secara administrasi kepersonaliaan saja, tapi juga sebagai bagian dari bagaimana teknik implementasi kepemimpinan dijalankan dalam unit usaha Anda melalui dengan sistem rekruitmen, pelatihan serta penilaian karyawan. Adalah hal yang penting dan positif bagi unit usaha Anda untuk dapat lebih mengoptimalkan pengembangan dan strategi tersebut untuk perpanjangan bisnis yang lebih kuat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Sistem Kompensasi dalam Manajemen Retail

Dalam kondisi saat ini, adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengedepankan pola manajemen yang tepat dan efektif. Permasalahan penetapan sistem kompensasi dijalankan dalam pola yang tepat dan harus terkait erat dengan aspek produktifitas itu sendiri. Khususnya dalam manajemen retail, pengembangan pola renumerasi harus sangat dipertimbangkan khususnya apabila manajemen retail dari usaha tersebut sangat terkait erat dengan faktor jumlah karyawan yang cukup banyak.

Proses penyusunan renumerasi harus mempertimbangkan hal berikut:
(1) Lakukan proses pengukuran beban kerja
Lakukan evaluasi yang terkait dengan operasional proses yang dijalankan dalam unit usaha Anda. Bagaimana melakukan penempatan terhadap individu tersebut, ataukah dalam proses yang dimaksud membutuhkan suatu kondisi spesialistik atau dengan kondisi multitasking. Ukur waktu pekerjaan tersebut dijalankan.

(2) Identifikasi kompetensi pekerjaan yang dimaksud
Apakah suatu peningkatan kompetensi akan meningkatkan prestasi pekerjaan yang dimaksud ataukah pekerjaan tersebut tidak berubah dengan kondisi waktu dilakukannya proses pembelajaran. Ketika perubahan tersebut tidak muncul, mungkin harus dipertimbangkan perluasan ruang lingkup pekerjaan atau penggunaan aspek teknologi untuk lebih mempercepat dan mengoptimalkan suatu proses pekerjaan.

(3) Periksa adanya nilai pelanggan/ pelayanan
Lakukan proses analisis untuk melakukan proses pemeriksaan apakah dalam tahapan proses yang dimaksudkan tersebut ada nilai pelanggan/pelayanan yang dapat dikembangkan secara lebih optimal agar meningkatkan status penjualan usaha Anda.
Dengan penambahan nilai ini, maka aspek insentif terhadap kompensasi dapat dioptimalkan untuk meningkatkan kapasitas produktifitas dari pelanggan Anda.

Lakukan proses optimalisasi sistem Anda secara tepat, kekuatan sumber daya manusia adalah hal kritikal yang membutuhkan suatu penanganan yang tepat agar seiring dengan perluasan dan peningkatan penjualan unit usaha retail Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah Menyusun Business Process

Ketika suatu organisasi akan mengembangkan pola sistem dari proses operasional, maka hal yang terpenting dari organisasi tersebut adalah menyusun business process. Mengapa dibutuhkan business process? Dari business process lah suatu organisasi diidentifikasi kebutuhan akan Standard Operating Procedure, Job Description bahkan melakukan penetapan beban kerja dari organisasi itu sendiri. Lalu bagaiman proses penyusunan business process tersebut dapat dijalankan?

Langkah pertama, perusahaan/ organisasi mendeskripsikan jenis produk yang dihasilkan. Dimana seluruh produk harus didefinisikan menjadi produk akhir (yang langsung digunakan oleh pelanggan dan merupakan hasil output akhir dari perusahaan) dengan produk intermediate yaitu produk antara dari hasil proses dari unit kerja yang ada dalam organisasi.

Langkah kedua, melakukan proses penjelasan yang terkait dengan seluruh aktivitas kerja dan proses operasional yang dihasilkan oleh organisasi. Setiap tahapan dijelaskan secara mendetail dengan memperhatikan input dan output dari proses yang dihasilkan sampai dengan seluruh produk diselesaikan.

Langkah ketiga, menetapkan referensi-referensi yang ditetapkan terkait dengan penetapan jaring proses yang terbentuk. Dimana proses harus memperhatikan kebijakan ataupun aturan normatif yang berlaku dalam perusahaan, khususnya berkaitan dengan proses evaluasi dan pengambilan keputusan dalam proses.

Langkah keempat, lakukan proses penetapan service level dari setiap tahapan sehingga organisasi dapat melakukan proses pengukuran beban kerja secara tepat dan maksimal.

Ada baiknya perusahaan melakukan proses penyusunan business process untuk memperbaiki sistem dan penetapan alokasi sumber daya manusia dalam organisasi. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memaksimalkan implementasi sistem guna menunjang perkembangan organisasi perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)