HR Management Consultant

Mendesain dan Mengaplikasikan Program Efisiensi dalam Perusahaan Secara Tepat

Banyak perusahaan melihat kebutuhan program efisiensi sebagai suatu kebutuhan dan persyaratan yang wajib dalam manajemen operasional, dimana konsep untuk menjadi lebih efektif adalah suatu tahapan pengembangan manajemen yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Banyak perusahaan yang melakukan penetapan program efisiensi dengan cara yang salah kaprah, sehingga mengakibatkan munculnya masalah kualitas produk, keluhan ketidaknyamanan oleh karyawan dan proses operasional yang justru malah dapat mengakibatkan keborosan yang muncul dalam perusahaan itu sendiri.

Lakukan proses pendesainan terkait dengan program efisiensi dalam yang ada dalam perusahaan secara tepat untuk memastikan tujuan dan nilai dari perusahaan justru mendapatkan nilai profit yang tepat.

(1) Tetapkan tujuan dari program efisiensi

Lakukan proses identifikasi dan perumusan tujuan efisiensi serta nilai dan target efisiensi yang ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.  Seperti berapa nilai nominal yang ditetapkan untuk memastikan bahwa program efisiensi itu dapat berjalan secara tepat dan akurat. Kemudian lakukan proses penetapan program dan langkah-langkah yang tepat untuk dapat memastikan tujuan tersebut tercapai.

(2) Lakukan analisis kelayakan program

Lakukan perhitungan analisis kelayakan dari program efisiensi yang dimaksudkan tersebut.  Seperti perhitungan benefit cost ratio, dimana program efisiensi yang dimaksudkan tersebut bukan hanya menjadi program yang mereduksi cost namun justru dapat melakukan proses peningkatan nilai keuntungan.  Sehingga menjadi hal yang lumrah apabila pemilik perusahaan melihat pengembangan program efisiensi adalah strategi untuk jangka panjang bisnis.

(3) Lakukan perhitungan kapasitas manajemen

Efisiensi adalah kerja keras, dan itu tidak hanya menyangkut pada individu tertentu yang ada dalam perusahaan namun untuk melihat aspek jangka panjang yang muncul di depannya ke dalam bisnis sebagai tanggung jawab seluruh organisasi yang ada dalam perusahaan.

Menjadi suatu nilai penting pada saat ini dalam seluruh bisnis, bahwa kompetisi menjadi suatu aspek penting untuk menguji perusahaan menjadi kekuatan ke dapan dalam mengoptimalkan keuntungan bisnis. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengelola dan mengembangkan kelayakan program efisiensi dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Building Team Spirit

Apa yang perusahaan harus lakukan untuk memastikan bahwa organisasi dapat berjalan dengan tepat?  Hal yang terpenting adalah bagaimana memastikan bahwa kinerja tim dalam organisasi memberikan mekanisme output produktivitas terbaik.  Beberapa penelitian dalam suatu organisasi khususnya industri dan bisnis, salah satu penyebab dari sulitnya mengembangkan keberhasilan perusahaan adalah kesulitan untuk membangun semangat tim dalam bisnis. Dimana organisasi cenderung untuk berada dalam kondisi terjebak

Banyak konsep yang menarik mengenai bagaimana cara yang tepat suatu organisasi dapat membangun semangat kerja timnya menjadi nilai yang kuat dan sangat penting untuk memastikan bahwa proses optimalisasi dari output harus sesuai dengan kinerja dan semangat tim itu sendiri.  Lalu bagaimana membangun kinerja tim yang kuat dan optimal itu sendiri.

(1) Pengembangan kinerja tim menjadi suatu bentuk soft competency kelompok yang penting dan kritikal dalam membangun konsep semangat kerja tim, penetapan kompetensi kelompok ini terbagun dengan cara melakukan proses modifikasi yang tepat dalam soft competency  setiap individu tersebut akan memastikan munculnya optimalisasi dari proses dan program kinerja tim itu sendiri.

(2) Penyusunan sistem kinerja yang membentuk budaya kerja sama tim.  Banyak sistem justru memunculkan semangat individualistik yang menyebabkan proses operasional dan kinerja tim tidak dapat mengakomodasi suatu bentuk sistem manajemen berjalan sesuai dengan bentuk dan tahapan kompetensi tim.  Dimana output dan kinerja dari individu sebaiknya tidak hanya diukur dari kemampuan individu itu saja dalam menjadi kinerja yang terbaik namun juga bagaimana memastikan kontribusi kelompok kerja berjalan secara maksimal.

Menyusun dan mengembangkan kinerja tim bukanlah tanggung jawab dari manajemen saja, namun suatu perusahaan harus memastikan bahwa kinerja tim juga muncul sebagai tanggung jawab bersama dalam organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan dalam Melakukan Proses Rekruitmen

Beberapa perusahaan besar mengeluhkan tingkat kesulitan untuk melakukan proses rekruitmen yang sulit.  Karyawan yang dipilih dengan seksama dan melalui serangkaian test ternyata rontok di dalam perjalannya untuk mencapai prestasi optimal dalam bekerja.  Lalu apa yang menjadi penyebab dari ketidaksesuaian proses rekruitmen yang dijalani oleh perusahaan itu sendiri sehingga tidak dapat mengambil kandidat yang potensial untuk bisnis dalam perusahaan.

(1) Kesalahan Pertama: Keterlibatan User dalam Rekruitmen

Tim rekruitmen sedari awal proses rekruitmen seharusnya melibatkan user dalam proses rekruitmen termasuk di dalamnya adalah perencanaan untuk individu yang akan direkruit.  Lakukan penetapan aspek kompetensi dan personality yang dibutuhkan untuk calon karyawan baru.  Ada baiknya apabila tim rekruitmen itu sendiri secara mendalam memahami proses rekruitmen yang ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri.

(2) Kesalahan Kedua: Memaksa agar calon kandidat diterima

Dalam kondisi tertentu dimana kebutuhan akan calon kandidat ini sangat dibutuhkan, maka tim rekruitmen memaksa kandidat yang belum tepat untuk masuk dan bekerja.  Nilai urgency dan ketersediaan calon yang tepat dapat menyebabkan tim rekruitmen merasa tidak adanya pilihan untuk mencari karyawan. Sehingga meskipun dalam tahapan seleksi calon kandidat yang dimaksud belum memenuhi standar persyaratan namun karena unsur “keterpaksaan” karyawan tersebut diterima dalam perusahaan.

(3) Kesalahan Ketiga: persepsi rekruitmen

Kegiatan rekruitmen itu bukan hanya tahapan seleksi saja, namun proses dalam melatih karyawan agar dapat menjalankan fungsi pekerjaan dalam orientasi merupakan nilai penting.  Kegiatan ini merupakan salah satu ruang lingkup dari kegiatan rekruitmen itu sendiri.

(4) Kesalahaan Keempat: fokus terhadap gaji

Banyak perusahaan gagal merekruit karyawan karena terkait dengan fokus gaji karyawan.  Dimana status dan standar gaji menghalangi perusahaan untuk mendapatkan batasan standar persyaratan yang tidak sesuai.  Banyak perusahaan gagal melakukan proses pengambilan karyawan akibat kesalahan dalam melakukan negosiasi gaji.

(5) Kesalahan Kelima: tidak transparan dalam menginformasi detail perusahaan serta tugas dan tanggung jawab

Salah satu kekecewaan terbesar yang menyebabkan banyak kandidat tidak meneruskan bekerja dalam perusahaan adalah adanya mimpi surga yang dijanjikan oleh tim rekruitmen.  Mengingat surga tidak seindah kenyataannya, maka dapat dilihat bahwa konsep transparansi harus dijelaskan termasuk tugas dan tanggung jawab serta resiko yang menyertai pekerjaannya tersebut.

Menyusun program rekruitmen yang tepat adalah langkah strategis untuk mengembangkan dan mengimplementasikan aspek bisnis yang ada dalam perusahaan.  Lakukan penyusunan program rekruitmen yang tepat untuk mengoptimalkan bisnis yang ada dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Banyak perusahaan melihat bahwa kegiatan rekruitme

Mendesain Sistem Kerja yang Optimal

Dalam perusahaan, seringkali ditemukan adanya kasus tidak adanya peningkatan kinerja dari performa karyawan.  Banyak hal yang menyebabkan kinerja dari individu tersebut tidak mencapai kerja optimal yang ditetapkan dalam batasan standar persyaratan yang ada dalam perusahaan.

(1) Tidak adanya sistem yang mengakomodasi

Sumber daya manusia yang dimaksud bekerja tanpa diberikan batasan ruang lingkup pekerjaan secara jelas, dimana fungsi dan kinerja karyawan ditetapkan dalam kondisi spontan dan tanpa adanya batasan yang jelas.  Sepanjang itu adalah instruksi atasan maka pekerjaan tersebut dijalankan.  Hal inilah yang menyebabkan desain sistem kerja yang dibuat dalam perusahaan tidak dapat dijalankan dengan konsep ideal dan aktual dari standar persyaratan.  Jangkan indikator prestasi, kadangkala instruksi pekerjaan tidak memperhatikan nilai kompetensi yang dimiliki oleh individu pekerja itu sendiri.

(2) Tidak adanya ukuran keberhasilan yang tepat

Perusahaan yang gagal untuk memastikan proses optimalisasi prestasi karyawan kadangkala menetapkan nilai optimalisasi dari sistem kerja berdasarkan pada batasan subyektif yang ditetapkan dalam mekanisme kinerja yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Pemahaman terhadap ukuran yang tidak tepat justru dapat menjadi demotivasi seperti berkurangnya motivasi karena target kerja tidak dapat diraih dan diukur secara maksimal ataupun target kerja yang ada itu sendiri terlalu tinggi sehingga mustahil bagi individu yang bersangkutan untuk mencapaiknya.

Proses pendesaian sistem kerja yang optimal itu sendiri dapat dijalankan dengan menggunakan beberapa langkah alternatif yaitu (1) Penyusunan Standard Operating Procedure (2) Penyusunan Uraian Kerja (3) Menetapkan Sistem Manajemen Performa.

Diharapkan dengan penetapan sistem kerja yang tepat, perusahaan dapat mendorong perusahaan untuk dapat lebih mencapai target pencapaian kinerja sumber daya manusia secara optimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Proses Evaluasi Jabatan untuk Meningkatkan Performa Kerja Perusahaan

Proses analisis jabatan menjadi suatu nilai yang penting dalam program pengembangan terkait dengan perencanaan karir dan sistem kompensasi dalam bisnis.  Proses dari kegiatan evaluasi jabatan itu sendiri merupakan bagian yang penting dan kritikal dalam proses ini, sebab kesalahan apa pun yang muncul dapat menjadi bagian yang potensial untuk menyebabkan perubahan kinerja dalam internal perusahaan itu sendiri.

Lalu bagaimanakah proses evaluasi jabatan tersebut dijalankan?

Tahapan-tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan evaluasi jabatan itu sendiri dijelaskan sebagai berikut:

(1) Desain uraian kerja yang detail dan menyeluruh

Pastikan bahwa uraian kerja yang dimiliki oleh perusahaan saat ini adalah uraian kerja yang cukup detail dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa seluruh proses didetailkan dengan tepat.

(2) Proses pencarian data dan diskusi yang terkait dengan analisis karakteristik dari informasi pekerjaan yang dijalankan

Lakukan proses professional judgement dan diskusi untuk menetapkan nilai signifikan dari informasi uraian kerja yang ada beserta dengan aspek penjelasan yang terkait dengan informasi dan data karakteristik yang bersentuhan dengan uraian kerja yang dimaksud.  Adalah menjadi hal yang sangat penting apabila kegiatan ini dilakukan melalui proses observasi dan teknik interview yang tepat.

(3) Pendataan aspek kompetensi

Komponen kompetensi memegang peranan yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan pengembangan kompetensi baik itu kompetensi sebagai individu maupun kompetensi dalam kinerja tim.

Menjalankan kegiatan dan evaluasi jabatan menjadi sangat penting dan harus dilakukan proses analisis ulang secara periodik untuk memastikan bahwa program evaluasi yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut dapat dijalankan dengan tepat agar meningkatkan kinerja performa kerja perusahaan.  (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyeimbangkan Punishment dan Reward

Salah satu hal yang penting yang menjadi pertimbangan dalam menjalankan program punishment dan reward dalam perusahaan adalah menyeimbangkan konsep ini secara tepat.  Dalam beberapa perusahaan ditemukan bahwa memberikan konsep punishment yang terlalu keras dan mengikat justru akan menutup proses penciptaan motivasi dalam diri karyawan.

Konsep dan dinamika dari motivasi terbentuk dari munculnya penghargaan terhadap pencapaian target kinerja karyawan.  Ibarat seorang pelari, untuk pelatihan tentu dimulai dari ukuran yang paling pendek jaraknya, kemenangan pada jarak pendek dapat menciptakan rasa percaya diri yang membuat pelari tersebut dapat menempuh waktu yang lebih lama dan lebih panjang.

Pemberian punishment tanpa reward dapat mengakibatkan seorang karyawan tidak mendapatkan suatu alasan untuk mencapai titik tujuan sesuai dengan persyaratan yang ada.  bagaimana pengembangan dari prilaku motivasi dari karyawan sulit untuk terbentuk dan justru akan menimbulkan demotivasi.  Hal yang menarik bukan? Lakukan proses analisis dan penyusunan punishment dan reward yang tepat dalam perusahaan Anda.  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan penyusunan aspek ini. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Budget Unit Kerja Sumber Daya Manusia

Unit kerja HR (Sumber Daya Manusia) menjalankan fungsi perencanaan strategis yang terkait dengan pengembangan manajemen sumber daya manusia.  Konsep pengembangan strategis itu menyangkut proses perencanaan, implementasi dan evaluasi yang terkait dengan pengembangan perencanaan sumber daya manusia.  Penetapan dan aplikasi yang terkait dengan perencanaan biaya budget dalam unit kerja sumber daya manusia untuk memastikan proses dan penetapan sistem terealisasikan secara tepat sesuai dengan standar persyaratan.

Lalu jenis budget apa saja yang ditetapkan sesuai dengan standar persyaratan yang diaplikasikan dalam perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Budget kebutuhan sumber daya manusia

Budget ini terkait dengan kebutuhan akan biaya rekruitmen, baik itu akan kegiatan rekruitmen internal maupun rekruitmen eksternal. Dimana seluruh tahapan terhadap perencanaan biaya terukur dalam budget yang dimaksud ini.

(2) Budget perencanaan pengembangan sumber daya manusia

Budget ini berhubungan dengan proses perencanaan terkait dengan pengembangan sumber daya manusia termasuk di dalamnya adalah program pelatihan serta pembinaan pelatihan yang terkait dengan optimalisasi kompetensi sumber daya manusia.

(3) Budget turn over karyawan

Proses keluar dan masuknya karyawan juga menjadi salah satu komponen biaya yang akan dimaksudkan ke dalam budge pengadaan dan alokasi sumber daya manusia dalam perusahaan.  Di dalam proses ini perhitungan bukan hanya biaya dari pemberian uang jasa kepada karyawan yang keluar, maupun proses rekruitmen ulang namun juga meliputi biaya dari perhitungan opportunity loss yang muncul akibat keluarnya karyawan tersebut.

Lakukan proses perencanaan dan perancangan desain budget secara tepat dan akurat.  Estimasi dilakukan dengan melakukan proses pengukuran perhitungan dari biaya sebelumnya yang kemudian diaplikasikan ke dalam biaya unit kerja yang terhitung. Proses pengembangan dan optimlaisasi konsep budget tersebut harus ditetapkan secara baik. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi Psikometri dalam Perumusan Analisis Jabatan

Dalam salah satu kegiatan perumusan analisis jabatan, salah satu metode dan cara terpenting dalam proses perumusan analisis jabatan adalah dengan menggunakan kuesioner dan Focus Group Discussion.  Dimana dalam kegiatan ini sangat terkait dengan analisis metode kuantitatif.

Salah satu strategi penting dalam melakukan proses pengukuran analisis jabatan adalah dengan melakukan proses penetapan kuantifikasi dari suatu jabatan yang awalnya adalah suatu informasi yang deskriptif.  Kegiatan analisis jabatan melakukan proses pemecahan informasi deskriptif menjadi tiga unit utama yaitu:

(1) Kompetensi : Persyaratan yang menyertai posisi atau jabatan yang ada

(2) Beban kerja: tingkat resiko dari karakteristik pekerjaan yang dimaksud

(3) Uraian kerja: informasi secara deskriptif yang terkait dengan status dan penanganan pekerjaan yang dimaksud

Ketiga hal tersebut menjadi bagian penting bagaiman kegiatan perumusan terhadap analisis jabatan tersebut dijalankan.  Karena proses pengukuran kuantitatif yang dijalankan “memaksa” adanya informasi numerik yang kemudian dibobotkan menjadi suatu bentuk analisis jabatan.  Proses pengukuran yang tepat dilakukan dengan cara menggunakan konsep dan kaidah psikometrik.  Lakukan proses pencarian yang tepat dalam melakukan proses analisis jabatan yang ada di dalam perusahaan Anda. Adalah suatu langkah yang tepat dan strategis dengan menggunakan konsultan yang memiliki latarbelakang psikometris. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

STRATEGI MENGEMBANGKAN PERUSAHAAN KELUARGA

Apakah perusahaan keluarga pada dewasa ini dapat berkompetisi dengan perusahaan profesional lainnya atau perusahaan asing?  Jawabannya adalah tentu saja hal tersebut dapat dilakukan.  Bukanlah sesuatu yang aneh apabila hampir 90% perusahaan besar yang ada saat ini adalah masih perusahaan keluarga atau berasal dari perusahaan keluarga.  Lalu mengapa perusahaan keluarga lebih banyak yang gagal dibandingkan dengan perusahaan keluarga yang berhasil?  Untuk mencari jawabannya, ada baiknya pemilik perusahaan memahami konsep dari inti perusahaan.

1. PERUSAHAAN BUKAN INDIVIDU

Bagaimana Anda sebagai pemilik perusahaan, menetapkan posisi diri sebagai pemilik dari perusahaan.  Apakah Anda sudah menempatkan diri Anda dalam posisi yang tepat di dalam perusahaan?  Banyak pemiliki perusahaan yang lupa bahwa posisi dirinya dalam konsep perusahaan adalah sebagai panduan untuk pengambilan keputusan akhir dan penentu arah kebijakan dari perusahaan.  Bukan perusahaan adalah diri Anda sendiri.  Memandang bahwa perusahaan adalah citra/ imaji dari diri sendiri akan menjadi suatu bentuk tanda-tanda adanya masalah pada perusahaan Anda.

Pertama, sudah pasti bahwa sebagai pemilik ada fungsi otoriter yang muncul dalam perusahaan yang terkait dengan setiap kegiatan. Kedua, adanya proses pengambilan keputusan jangka pendek dalam perusahaan yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak berorientasi kepada proses melainkan kepada tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2.  PERSAMAAN POSISI

Ada konsep menarik yang umumnya muncul di dalam perusahaan keluarga, adalah keterlibatan keluarga yang ada dalam organisasi yang memunculkan prinsip ketidakasamaan dalam posisi di dalam organisasi.  Salah satu masalah yang muncul adalah adanya kemunculan perlakuan yang berbeda dan kadangkala terlihat untouchable  (tidak tersentuh), hal inilah yang dapat menyebabkan kesulitan dari individu profesional untuk menunjukkan performa mereka secara tepat dan optimal.

Salah satu pendapat yang menarik yang dikemukkan oleh Warren Buffet, ketika beliau dinyatakan mengenai keputusan pengambilalihan perusahaannya kepada anak-anaknya.  Beliau secara cepat menyanggah bahwa proses peurunan itu tidak akan terjadi, seraya ia berkata bahwa ia sudah mengemukakan bahwa anak-anaknya tidak akan mewarisi usahanya.

Apa pun pro dan kontra mengenai kondisi perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan keluarga itu sendiri mulai berbenah untuk membantu proses perjalanan lanjutan untuk menjadi perusahaan yang profesional.  Sebenarnya strategi apa yang paling tepat untuk digunakan dalam pengembangan perusahaan keluarga.

1. STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN

Pendekatan individual sebaiknya diminimalkan dan lebih kuat kepada sistem, setiap proses tahapan dan proporsi yang dialokasikan ke dalam pekerjaan untuk mengoptimalkan nilai dan tahapan operasioal proses yang terukur.  Hal yang paling penting dalam proses pengembangan sistem adalah merapikan suatu proses dan memastikan tindakan dari individu tersebut terjustifikasi oleh sistem sehigga tidak menimbulkan permasalahan dalam pengembangan kelanjutannya.

Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam perusahaan keluarga adalah aspek kedekatan keluarga dan kedekatan personel yang menyebabkan adanya level disukai atau tidak disukai dalam proses operasioal pekerjaan yang dijalankan di lapangan.  Hal yang seringkali menarik bahwa apabila individu yang masuk ke dalam ruang lingkup disukai ternyata tidak dapat meningkatkan kinerja dari pekerjaan, tanpa ada sistem yang baku pasti akan sangat sulit untuk mengarahkan atau mengoptimalkan orientasi pekerjaannya.

2.  PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Selain peranan sistem, peranan unit kerja SDM juga sangat mempengaruhi proses operasional manajemen kinerja yang ada dalam perusahaan.  Salah satu hal yang menarik untuk diperhatikan, adalah untuk menetapkan optimalisasi dari fungsi authorisasi unit kerja HRD itu sendiri yang harus dipastikan untuk mendorong pengembangan operasional dari perusahaan.  Apa hal yang terpenting dari fungsi kinerja HRD itu di dalam perusahaan, salah satu aspek pentingnya adalah mendorong faktor stimulus dari pengembangan kinerja yang dijalankan di lapangan tersebut.  Dimana HRD harus memastikan bahwa sistem dan operasional dari mekanisme pekerjaan dijalankan sesuai dengan standar dan berada pada proporsi yang tepat dengan kebijakan.

3.  MELAKUKAN PROSES EDUKASI PROFESIONALISME

Memberikan pemahaman yang tepat terkait dengan  profesionalisme dalam lingkungan organisasi salah satunya untuk memastikan bahwa aspek profesionalisme dilakukan dan diposisikan sesuai dalam manajemen operasionl dalam perusahaan.  Pengembangan leadership program dan MT (Management Trainee) dapat mempercepat akselerasi terhadap pengembangan profesionalisme yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Memasukan personel dengan profesionalismen yang kuat dan memiliki aspek kompetensi yang tinggi dapat mengoptimalkan nilai kinerja, namun perlu proses untuk mengharmoniskan dengan budaya lama perusahaan.  Sehingga program yang ditetapkan harus dapat dipastikan untuk memastikan hasil dan tujuan perusahaan tercapai dalam bentuk suatu sinergi kinerja yang kuat.

Untuk mengembangkan dan mengelola konsep modern dalam perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan manajemen untuk mengoptimalkan implementasnya?  Mengapa demikian? Hal yang pertama adalah meminimalkan potensi konflik yang muncul akibat adanya kepentingan individu tertentu dalam proses penyusunan sistemnya yang malah dapat mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan.  Hal yang kedua adalah memberikan referensi dan benchmarking tepat sebagai panduan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan perusahaan keluarga sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam perusahaan.  Untuk memilih konsultan manajemen yang tepat dalam mengakomodasi pengembangan perusahaan keluarga, sebaiknya Anda mencari konsultan yang memiliki latarbelakang yang kuat dalam bidang pendidikan dan memiliki pengalaman dalam menanganani klien perusahaan keluarga. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Menyusun dan Mengembangkan Konsep Seleksi dan Rekruitmen Efektif

Dalam suatu perusahaan, kadangkala melakukan proses rekruitmen untuk karyawa sangat sulit dan membutuhkan waktu yang lama.  Banyak strategi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut untuk melakukan program rekruitmen di dalam perusahaan. Beberapa strategi perekruitan internal tidak dapat secara efektif berjalan, misalnya bagaimana perusahaan sudah memasang iklan mengenai lowongan pekerjaan dalam berbagai media (portal maupun media cetak), proses melakukan pemanggilan terhadap kandidat yang akan melakukan proses interview dan test seleksi.  Namun banyak juga perusahaan yang tidak ingin repot-repor dalam melakukan proses rekruitmen, cukup dengan memanggil jasa rekruitmen eksternal maka segalanya akan segera beres.  Apalagi kalau jasa rekruitmen tersebut memberikan jaminan rekruitmen bergaransi.

Berikut adalah tahapan dari pengembangan program rekruitmen yang sebaiknya dijalankan perusahaan untuk memastikan bahwa kegiatan rekruitmen dapat dijalankan dengan tepat dan efektif.

LANGKAH 1: PENYUSUNAN BUDGET REKRUITMEN

Bagaimana cara menghitung budget dari rekruitmen, hal inilah yang kemudian diukur sebagai salah satu komponen dari status turn over karyawan.  Komponen biaya apa saja yang harus dihitung sebagai bagian dari budget rekruitmen.  Apabila pilihan pertama yang dilakukan dalam perhitungan budget adalah kegiatan rekruitmen internal, maka komposisi pengukuran dari biaya yang dialokasikan meliputi biaya iklan/ pemasangan informasi lowongan, biaya komunikasi, biaya dan gaji dari staff personalia yang melakukan proses rekruitmen dan test masuknya berdasarkan hitungan biaya kerja harian, biaya administrasi, dan biaya sosialisasi dan training.  Sedangkan apabila kegiatan rekruitmen yang dimaksudkan dijalankan dengan kegiatan rekruitmen eksternal maka biaya yang terhitung adalah biaya dari operasional seleksi provider rekruitmen dan biaya telekomunikasi.

LANGKAH 2:  PENETAPAN KUALIFIKASI DARI STANDAR JABATAN/ POSISI

Ada baiknya perusahaan menetapkan terlebih dahulu kualifikasi dari jabatan yang akan diisi posisinya tersebut.  Penetapan standar dan persyaratan kualifikasi terhadap jabatan yang dimaksud itulah yang menjadi bagian penting pada tahap awal.  Ketidaktepatan dari penguraian detail kualifikasi dari jabatan/posisi yang dimaksud itulah yang dapat diketengahkan menjadi bagian dari seleksi awal.

Buatlah kejelasan dan detail dari kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja (waktu dan jenis bisnis), serta informasi terhadap keahlian lainnya.  Khususnya apabila ditemukan suatu jenis keahlian tertentu yang membutuhkan sertifikasi dari program pelatihan yang dimaksud.  Pada kegiatan rekruitmen eksternal, detail terhadap standar kualifikasi yang ditetapkan dapat menjadi panduan dari provider rekruitmen eksternal untuk memastikan akurasi terhadap proses rekruitmen karyawan.

LANGKAH 3: PROSES SELEKSI ADMINISTRASI

Apabila rekruitment yang dilakukan adalah proses rekruitmen internal, maka kegiatan seleksi administratif dilakukan oleh staff rekruitmen.  Kegiatan untuk melakukan sortir dan seleksi dari dokumen-dokumen rekruitmen tersebut dijalankan untuk memastikan bahwa kelengkapan dokumen administrasi yang dimiliki oleh aplikan telah sesuai dengan standar jabatan yang dibutuhkan dalam organisasi.

Periksa keaslian dari dokumen pelengkap seperti salinan ijazah, maupun lakukan cek referensi terhadap latarbelakang dari aplikan termasuk identitas dan status keterangan kelakuan baik dari aplikan.  Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya suatu pemalsuan terhadap identitas dari individu karyawan yang bersangkutan.

LANGKAH 4: PROSES PSIKOTEST

Apakah diperlukan adanya psikotest untuk kegiatan seleksi karyawan yang dimaksud.  Psikotest dapat dijalankan untuk melakukan proses evaluasi dalam melihat apakah individu karyawan yang dimaksud memiliki profil psikologis yang tepat dengan profil psikologis yang diharapkan dalam jabatan yang dimaksud.  Namun, tidak seluruh perusahaan menjalankan kegiatan psikotest yang dimaksud.  Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan tersebut tidak mau menjalankan psikotest, hal yang pertama adalah mahal dan hal yang kedua kadangkala hasil psikotest tidak sesuai dengan profil jabatan yang diharapkan.  Mengapa seringkali terjadi kesalahan?

Kadangkala kita bisa melihat alat apa yang digunakan melakukan program psikotest yang dimaksudkan tersebut mungkin sudah usang dan kebetulan bocor termasuk di dalamnya adalah kunci jawaban yang dibutuhkan.  Sehingga banyak perusahaan melihat bahwa proses ini tidaklah penting.  Apakah ini tepat untuk dipahami.  Meskipun alat ukur sudah usang, ataupun sudah dipelajari oleh banyak orang, namun yang sangat terpenting dari kegiatan Psikotest ini adalah proses interview dengan psikolog yang menjalankan proses psikotest tersebut, dimana Psikolog tersebut dapat memberikan penjelasan terhadap dinamika dari personel psikologis personel yang dimaksud tersebut.

LANGKAH 5: PROSES INTERVIEW DENGAN USER

Jangan lupakan peranan dari user sebagai bagian dari pengguna kandidat.   Setelah dilakukan proses psikotest, ada baiknya melakukan proses verifikasi dengan usert terkait dengan kesesuaian dan kapasitas adapatasi user sebagai pengguna tenaga kerja yang dimaksud.  Hal ini menjadi bagian yang sangat penting untuk dipertimbangkan.  Tanpa adanya peranan user yang begitu kuat terhadap proses interview tersebut, dapat menyebabkan adanya ketidaksesuaian antara kandidat dengan atasannya atau rekan sekerjanya ketika saat memasuki masa percobaan.  Bahkan dalam beberapa perusahaan, proses ini dilakukan dengan melibatkan banyak orang, khususnya untuk posisi-posisi yang banyak keterlibatannya dengan user dari pihak lainnya.

LANGKAH 6: PROSES PENERIMAAN TERHADAP KANDIDAT YANG DIMAKSUD

Menjadi poin yang sangat penting bagi suatu organisasi untuk melakukan proses penerimaan dengan kandidat.  Pada tahapan akhir ini kemudian dilakukan proses negosiasi yang berhubungan misalnya dengan salari dari personel/ kandidat yang dimaksud tersebut, untuk kemudian dilakukan proses tahap lanjut dari kegiatan penerimaan karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Departemen HR (Human Resources) untuk melakukan penerimaan karyawan.  Apabila perusahaan Anda ingin mengembangkan alat ukur untuk proses rekruitmen dan alat ukur psikologi lainnya, pilihlah konsultan dengan latar belakang Psikometri, dimana alat ukur yang akan Anda gunakan dijamin akan lebih reliable dan valid. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)